① 國外檔案服務形勢及其借鑒意義
顏世強丁克永
（中國地質調查局發展研究中心北京100083）
在國外，檔案工作者很早就宣稱：「檔案的建立就是為了用，從某種程度上講，我們職業的聲譽和社會的地位就依賴於檔案利用。」這種認識促使他們主動為社會大眾提供方便快捷的服務。歐洲各國檔案利用的立法和規章均將公民個人能夠及時地利用到機關產生的行政文件作為檔案服務的重要原則。為使機關管理公開透明，行政機關文件在產生並移交到檔案館後必須具有可用性。這些經驗對我國推進地質資料社會化服務具有顯著的借鑒意義。
1 國外檔案服務的發展
隨著社會的不斷進步，外國檔案社會化服務經歷了一個由封閉到有條件開放的漫長過程。在古代，檔案只為少數享有特權的人提供服務。15～16世紀，歐洲文藝復興運動的興起和發展，歐洲歷史學家開始關注原始文獻，從而不斷地去要求檔案館對外服務。18世紀，法國資產階級革命勝利後，法國國民議會於1790年頒布了世界上第一個國家檔案館條例，明確指出了檔案館要實行向社會開放的原則，規定了法國公民可以在開館的時間到檔案館查閱檔案。從20世紀60年代起，隨著信息技術的高速發展，檔案數字化和網路信息共享成為其顯著特點。當前，在國外大眾利用政府檔案普遍得到憲法保障，這成為是一項基本的人權和自由，被稱為「信息權」。如歐洲理事會部長委員會宣布的有關成員國檔案館利用政策的R(2000)13號提議。指出成員國制訂的法律應堅持以下原則：（1）公共檔案除特別限制規定外對公眾開放；（2）有限的封閉期。
2 國外檔案服務的限制
國外檔案社會化服務也不是全面的，通常通過延期開放、設置封閉期限制檔案的社會化服務，以保護個人、政府團體、企業或國家的利益。國外檔案服務的限制主要有以下4個方面。
2.1個人隱私保護
個人隱私受保護是通過特定時期內禁止使用檔案來實現的。
2.2 政府與公共安全利益保護
含有國家安全、政府重要金融和經濟利益、保護公共秩序和安全、與犯罪活動相關的調查和訴訟信息的文件，以及包含金融、經濟和政治信息或與外國政府商業談判的檔案或文件的利用受限制。檔案利用保護期一般是自檔案產生之日起的30～60年。
2.3 企業和個人經濟利益保護
在歐盟、檔案法或特別法（工業財產保護法、專利法、經濟間諜法）通常對此都有嚴格規定，利用限制期限平均為30～60年。
2.4 著作權保護
在國外著作權都是得到保護的。著作權問題通常都有清楚的界定，最普遍的限制規定期為自文件產生之日起70年，但一切取決於重大的變化。
3 國外檔案服務典型做法
3.1 美國
美國檔案通過提高信息化、數字化、網路化程度，採取主動服務等方式提高服務水平。
3.1.1 檔案管理信息化程度高
主要表現：①信息公開。②提供網上服務。③實現資源共享。④實現內部辦公電子化。
3.1.2 主動服務水平大大提高
各類檔案館不僅對政府工作人員開放，同時直接面對公眾，為公眾服務。檔案館通過各種途徑向社會散發檢索工具使用方法、館藏介紹、參考資料和服務指南，想方設法使公眾了解檔案的作用和館藏內容，激發公眾對檔案的興趣和需求。
3.1.3 檔案載體多樣化
隨著信息技術的不斷發展，越來越多的檔案文件通過計算機掃描，轉換成PDF或者其他電子格式，存儲在計算機中或刻錄成光碟。由於有了相當數量的電子文檔，極大地方便了文件資料庫的建立、資料的計算機查詢和檔案的深度開發利用。
3.1.4 重視紙質檔案的保護工作
雖然美國各級機構基本實現了辦公電子化，但傳統的紙質文件、書面簽名方式仍然在處理一些重要事務時使用。同時，紙質文檔由於其在法律上的唯一性仍然是各檔案館的重點保護對象。
3.2 西班牙
西班牙法律規定利用檔案是免費和無限制的，用戶在接受檔案館有關規定的情況下，有在閱覽室利用檔案的權利，同時也有知悉有關館藏檔案信息的權利。
3.2.1 一流的信息技術服務
在各級檔案館閱覽室內都安裝有必要的電源，利用者可以攜帶計算機進入閱覽室。在檔案利用室，一般都備有縮微膠片和縮微平片的閱讀和列印機。如果有需要，可以即時列印出有關內容。
3.2.2 嚴格的檔案服務質量標准
各級檔案館比較重視檔案服務的考核，並制定了由多項指標組成的檔案服務質量標准。以國家歷史檔案館為例，這個標准有13項內容，包括檔案館提供服務的條件、文件閱覽條件及檔案館服務項目的信息等。
3.2.3 重視檔案利用的信息反饋和投訴
各級檔案館很重視用戶信息反饋。獲取用戶意見的方式是：①鼓勵用戶對檔案館的服務進行評論，並提出建議；②舉辦用戶聯誼會；③鼓勵用戶給檔案館館長寫建議信；④開展問卷調查；⑤鼓勵檔案利用者將他們利用的檔案寫成的研究報告贈送給檔案館。
3.3 德國
德國檔案館把與社會公眾互動看作檔案服務的重要方面，通過街頭宣傳、檔案陳列展覽、出版檔案宣傳畫冊、舉辦學術講座、檔案館開放日等形式讓社會更多地了解檔案館，促使公眾經常走進檔案館，來達到服務社會的目的。
3.3.1 設立檔案館開放日
在開放日用戶，只要持身份證既可參觀檔案館庫房、目錄室、技術用房。並配有專人講解，備有詳盡的閱讀材料，讓參觀者全面、深入地體驗檔案館。
3.3.2 推出新穎的特色服務
如海德堡市檔案館為廣大讀者提供生日報紙服務。
3.3.3 主動為城市經濟服務
如海德堡市檔案館結合旅遊城市特色，以各種方式在世界各地進行宣傳活動，推動了該市旅遊業的發展。
3.4 荷蘭
荷蘭主要通過標准體系建設來提高服務水平。
3.4.1 建立質量標准體系
各檔案館對開館時間、價格、產品和服務，信件和訂單處理的最終期限，寬敞的閱覽室、良好的照明，正常運作的閱讀設備，索取文件時合理的等待時間、專業的員工等進行詳細規定，並被印成小冊子交到公眾手中，接受社會監督。
3.4.2 在網站建立「圖像銀行」
圖像服務是現代化服務重要組成部分，有的網站媒體庫中已包含了超過了20萬幅的圖像。資料庫的發展使計算機裝置可以從重要的檢索引擎中——如Google的文字索引，查找到所有的檔案清單。
3.4.3 建立「文本銀行」
荷蘭正在開發檔案銀行（文本銀行），方便用戶查找檔案。建立按需掃描的系統允許訪問者選定哪些檔案或資料是他們希望數字化的。通過這種方式，檔案館將建立數字化庫房，首先數字化那些需求量較大的檔案或資料。
4 國外檔案服務新趨勢
4.1 服務日益標准化
國際檔案理事會（ICA）制定了關於描述全宗和它的組成部分的指南ISAD(G）和關於檔案材料形成者的真實信息的指南ISAAR(CPF），其下屬的一個工作組近日制定出一個新的描述檔案保存機構的國際標准，以便將關於檔案保存機構的信息導入傳統的網路搜索引擎中。利用者通過互聯網可以有更多的機會查閱網上目錄，查閱那些描述不同檔案保存機構所保存檔案的檔案信息系統。
4.2 電子信息成為服務的重點
信息技術使得檔案館在完成其傳統任務同時不斷向數字化、信息化、網路化保管與服務邁進。美國國家檔案館館長和世代網路公司首席執行官共同簽署並公布了一項五年期的、對從美國國家檔案館海量館藏中挑選出的文件進行數字化的協議。電子文件檔案館將使文件從文件櫃進入數字空間，改進政府文件的組織、存儲和檢索方法，更加便於公眾查找利用政府文件。英國也建立了國家數字化檔案中心（NODA），推進檔案數字化和信息化服務的協調管理。
4.3 服務更加以人為本
近日，英國國家檔案館家族文件中心遷入位於倫敦郊區的英國國家檔案館大樓。英國國家檔案館大樓正在進行全方位的整修和改進。整個工程結束後，將向來訪者提供更多的座位、縮微膠片閱讀機和計算機終端，並且改進對原始文件、研究資源和越來越多的網路資料的提供利用；將建成兩個新的演講室，提供涵蓋了從家族史到軍事史各個題目的教育項目。
4.4 更加註重公共休閑服務
「檔案在休閑社會中的作用」是第14屆國際檔案大會的主題。英國在檔案公共休閑利用上獨樹一幟。在倫敦西部的丘園（Kew）新館公眾可以聯機瀏覽開放利用的所有政務信息，享受快速、專業的信息服務又稱為開發性服務，這種服務形式包括口頭咨詢、書面咨詢、電函咨詢以及主動向潛在利用者報道館藏檔案信息等。
4.5 更加註重網路服務
世界各國檔案館普遍開辟出新的服務方式——網路服務，用戶可以在任何地方自由檢索公共檔案館網站提供的各類信息。英國公共檔案館通過一體化網路體系將檔案目錄展示給用戶，為國內外利用者提供了關於原公共檔案館和皇家歷史手稿委員會的詳細信息，還為研究家族歷史、電子文件理論研究以及檔案文件的普遍保管原則等提供了翔實的檔案材料。
4.6 電子檔案成為現代檔案管理的重要組成之一
隨著電子政務的發展，電子檔案的收集管理被提上議事日程。2003年，國際檔案理事會（ICA）向與會代表呼籲要保護信息社會記憶，充分運用信息技術提高行政管理的透明度。
4.7 檔案管理日益法制化
依法管理檔案是全球各國檔案管理的大趨勢。英國於1838年頒布第一部《公共檔案法》，2000年頒布《信息公開法》，2005年實施《信息自由法》，還出台了《公司法》、《合同法》等其他法律，這些均對檔案、檔案工作及檔案事業發展以及各部門、企事業單位乃至個人的檔案工作進行了規定。此外，英國各級檔案機構、地方各級政府都根據工作需要制定相應的規章制度。還通過定期召開檔案工作專業會議和出版專業刊物，來增進檔案人員的相互了解和交流，促進檔案法規的貫徹實施。
4.8 高度關注檔案解密處理
為方便網路服務，做好檔案解密工作，美國國家檔案文件局近期在內部新設立解密信息管理辦公室，專門負責檔案解密工作。
5 可借鑒的經驗
5.1 建立數字地質資料館
在抓好資料匯交的基礎，構造統一的地質資料技術和標准體系，加快地質資料數字化進程，建設相關資料庫，建立共享服務平台，提高服務能力。
5.2 推進網路和主動服務
除了傳統的地質資料館藏借閱服務方式外，要提供在線資料檢索系統、網路地圖查詢系統、一站式服務系統、電子商務服務等；使閱者可以通過網路下載，到指定的商店購買，也可以通過電話、E-mail、傳真訂購等形式獲取資料；還要通過期刊、年度報告等形式主動開展服務。
5.3 加強地質資料開發利用
要在專業的地質資料服務的同時，開展管理、科普和集成的地質資料服務，如數據處理、應用軟體、咨詢、決策、技術支持、培訓等多個方面，要涉及地質資料的方方面面，如區域地質調查、地球化學、地球物理、水文地質、地質災害、礦產資源、水資源、能源、環境、地質科學知識等。做好保密地質資料解密研究，開展解密服務。
5.4 推進集群服務
要在傳統地質資料館服務主體的基礎上，發揮地質調查局、地調院、地環監測院的作用，開展專業公共地質資料服務。還要通過合作機制，邀請其他的地學研究機構、高校等參與到了地質資料的提供者隊伍中來。
註：本文參考了大量國家檔案局、國家檔案科學研究所網站及CNKI資料庫公開發表的論文文獻，在此不一一列出。
② 國家社科基金項目申報數據導出，
Sub mydata()
Dim Html As Object, XmlHttp As Object, URL$, i%, arr(), t
Dim m%, n%, k%
Set Html = CreateObject("htmlfile")
Set XmlHttp = CreateObject("MSXML2.XmlHttp")
Application.ScreenUpdating = False
t = Timer
'If Not IsEmpty(ActiveSheet.UsedRange) Then ActiveSheet.UsedRange.ClearContents
'[A1:T1] = Array("項目批准號", "項目類別 ", "學科分類 ", "項目名稱 " _
, "立項時間 ", "項目負責人 ", "專業職務 ", "工作單位 ", "單位類別", _
"所在省區市", "所屬系統", "成果名稱", "成果形式", "成果等級", _
"結項時間", "結項證書號", "出版社", "出版時間", "作者", "獲獎情況")
For i = 1 To 2425 '這里抓了第1頁到2425頁
DoEvents
URL = "http://fz.people.com.cn/skygb/sk/index.php/Index/seach?&p=" & i
With XmlHttp
.Open "GET", URL, False
.Send
Html.body.innerhtml = .ResponseText
End With
Set tb = Html.all.tags("table")(2).Rows
For m = 1 To tb.Length - 1
k = k + 1
ReDim Preserve arr(1 To 20, 1 To k)
For n = 0 To tb(m).Cells.Length - 1
arr(n + 1, k) = tb(m).Cells(n).innertext
Next n
Next m
If i Mod 250 = 0 Then
Set Rng = Cells(Rows.Count, 1).End(3)(2)
Rng.Resize(k, 20) = WorksheetFunction.Transpose(arr)
Erase arr: k = 0
End If
Next i
If k > 0 Then
Set Rng = Cells(Rows.Count, 1).End(3)(2)
Rng.Resize(k, 20) = WorksheetFunction.Transpose(arr)
End If
Application.ScreenUpdating = True
MsgBox "耗時" & Timer - t & "秒!"
End Sub
運行這段代碼
③ 項目檔案歸檔管理
內部檔案管理，一是按照內部程序形成企業文件，二是按內抄部規定移交檔案到企業的檔案管理部門。一般以項襲目為單位進行管理，分審批程序類、技術圖紙類、項目施工實施的合同類等類別管理。至於技術類，有的企業有專門的技術檔案管理職能。
④ 項目的檔案管理步驟是什麼
一.建設項目檔案概念：
v是指從建設項目的提出、立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、生產准備到竣工投產（使用）全過程形成的經過鑒定、整理並歸檔的項目文件。
v項目文件是指在建設項目全過程形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。內容包括：立項審批文件、設計基礎材料、設計材料、工程管理文件、施工文件、監理文件、合同文件、生產技術准備、設備文件、財務文件、竣工圖、竣工驗收文件等。
二.基建檔案工作基本要求：
一、熟知基建項目檔案工作的有關法規、標准和規范。
二、建立健全基建檔案工作的規章制度
三、採取措施，加強前端和過程式控制制
四、嚴把驗收關，認真做好檔案的預驗收工作，這是保證檔案質量的重要步驟。
三.建立「四納入」制度，是指將檔案工作納入項目法人制、招投標制、工程監理制和合同管理制。
1、納入項目法人制，各級領導崗位責任制（達標考核內容之一）
2、納入合同管理制，充分發揮合同的法律作用（檔案專項驗收考核內容之一）
3、納入工程監理制，充分發揮監理的控制手段作用
4、納入項目管理程序，實施同步管理
v主要措施體現在檔案工作的「三同步」、「三參加」。
四.檔案工作法規：
1、《檔案法》及《檔案法實施辦法》
2、《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》（國檔發[1988]4號）
3、《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》（檔發字[1997]15號）
4、《城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法》（檔發字[1997]20號）
5、 《重大建設項目檔案驗收辦法》 （國檔發[2006]2號）
五.檔案工作標准（主要）
1、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》 DA/T 28-2002
2、《科學技術檔案案卷構成一般要求》 GB/T 11822-2000
v電力檔案工作標准：
1、《電力工程達標投產考核標准（2006版）》（工程檔案篇）
2、《電力工業企業檔案分類規則及分類表》
3、《電力工程竣工圖文件編制規定》
DL/T5229—2005
v建設部檔案工作標准：
1、《建設工程文件歸檔整理規范》 GB/T 50328-2001
六.建設單位：
建設單位是項目建設的法人主體，對各參建單位負有組織、協調、檢查和指導的職責。並應將檔案工作納入項目計劃和崗位責任制，建立有效考核措施，實施制度保障和組織保障。主要職責：
1、落實領導責任制，組建有監理單位、設計單位、施工單位、調試單位等參建單位參加的檔案管理領導小組；建立健全基建檔案管理制度；統一業務標准和規范；構建檔案管理網路體系，對建設項目的文件形成、檔案編制、驗收與移交的全過程進行監督、協調、指導和檢查。
2、按《國家重點建設項目檔案登記辦法》規定，做好登記工作。將建設項目各階段檔案工作進展和變化情況，以及項目檔案驗收情況，報送國家或地方檔案管理機構。
3、對建設項目的前期文件、施工管理性文件、竣工驗收文件和生產准備及試生產等階段形成的文件負責收集、整理和歸檔。
4、對各參建單位移交的竣工檔案進行檢查、驗收，並匯總統一編目，編制檔案檢索工具。
5、按《重大建設項目檔案驗收辦法》規定，組織申報建設項目檔案驗收工作。
⑤ 中國與外國關於檔案管理有哪些方面的異同
目前國家對於畢業未就業或靈活就業的大學生的檔案一般採取三種方法：
1、把檔案轉至生源地，由生源所在地教育局或人事局接收。這種方式比較適合準備在生源地范圍內就業的畢業生和暫時不想就業的畢業生。
2、把檔案留在學校，按照相關規定允許畢業時尚未落實單位的畢業生戶口、檔案留校兩年。待落實工作單位後，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地。申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學校將其檔案和戶口遷回生源地。這種方式適合有就業願望但尚未就業的畢業生。
3、把檔案轉至就業指導中心代理或人才交流中心，需要向檔案管理方繳納一定的管理費。這種方式比較適合準備考研、創業、靈活就業的畢業生。